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ワークフロー承認アクションは、ビジネスプロセスに承認ステップを組み込むための強力な機能です。
Sankaの承認アクションは、複数の承認者による段階的な承認や、条件付き承認、カスタムフィールドを使った情報収集など、柔軟な承認フローを構築できます。
主な機能
1. 承認者の指定
- 単一承認者: 特定の1人のユーザーに承認を求める
- 複数承認者: 複数のユーザーを承認者として指定し、全員または一部の承認を必要とする設定が可能
2. カスタムフィールド
承認時に追加情報を入力できるカスタムフィールドを設定できます：
- テキストフィールド: コメントや説明文の入力
- 日付フィールド: 期限や予定日の指定
- 選択フィールド: あらかじめ設定した選択肢から選択
- チェックボックス: はい/いいえの確認事項
各フィールドは必須/任意の設定が可能です。
3. 承認オプション
承認者は以下の3つのアクションから選択できます：
- 承認する: プロセスを次のステップへ進める
- 却下する: プロセスを停止し、理由を記載
- 差し戻す: 以前のステップに戻して修正を求める
設定方法
ステップ1: ワークフローに承認アクションを追加
- ワークフロー編集画面を開く
- アクション追加ボタンをクリック
- 「承認アクション」を選択
ステップ2: 承認者の設定
- 承認者選択フィールドで承認者を指定 ユーザーを直接選択
または「複数承認」をチェックして複数の承認者を設定
2. 複数承認の場合、それぞれの承認者を個別に指定
ステップ3: カスタムフィールドの設定（任意）
- 「フィールドを追加」ボタンをクリック
- フィールドタイプを選択（テキスト、日付、選択、チェックボックス）
- フィールドのラベルと初期値を設定
- 必要に応じて必須フィールドに設定
ステップ4: 承認テンプレートの活用（任意）
よく使う承認フィールドの組み合わせはテンプレートとして保存できます：
- 「テンプレートから選択」をクリック
- 既存のテンプレートを選択、または新規作成
- テンプレートを適用して効率的に設定
実行時の動作
承認者の視点
- 承認依頼の通知を受信
- ワークフロー詳細画面で承認対象の内容を確認（レビューカラムをクリック）
- カスタムフィールドがある場合は必要情報を入力
- 承認/却下/差し戻しのいずれかを選択
- 却下・差し戻しの場合は理由を記載
申請者の視点
- ワークフローを実行で承認を申請
- 承認者のアクションを待機
- 承認された場合：次のステップへ自動的に進行
- 却下された場合：ワークフローが停止、理由を確認可能
- 差し戻された場合：指定されたステップから再実行可能
活用例
例1: 購買申請の承認
- 金額に応じて承認者を変更
- 購入理由や用途をカスタムフィールドで収集
例2: 休暇申請の承認
- 直属の上司を承認者に設定
- 休暇期間を日付フィールドで入力
- 休暇種別を選択フィールドで指定
例3: 見積金額の承認
- 営業責任者と財務責任者の両方の承認を必要とする
- 日付と金額をフィールに入力
よくある質問
Q: 承認の履歴は確認できますか？ A: はい、ワークフロー履歴画面で、誰がいつ承認/却下したか、どのような理由だったかを確認できます。
Q: 承認期限を設定できますか？ A: ワークフロー全体のタイムアウト設定と組み合わせることで、承認期限を管理できます。期限が近づくとリマインダー通知が送信されます。
トラブルシューティング
承認ボタンが表示されない
- 承認者として正しく設定されているか確認
- ワークフローが承認待ち状態になっているか確認
- ブラウザのキャッシュをクリアして再読み込み
カスタムフィールドの値が保存されない
- 必須フィールドがすべて入力されているか確認
- フィールドの形式（日付形式など）が正しいか確認
- ネットワーク接続を確認
承認通知が届かない
- 通知設定で承認通知が有効になっているか確認
- メールアドレスが正しく登録されているか確認
- 迷惑メールフォルダを確認
ベストプラクティス
- 明確な承認基準: 承認者が判断しやすいよう、承認基準を明確に記載
- 適切な承認者数: 承認者が多すぎるとプロセスが遅延するため、必要最小限に
- エスカレーション設定: 一定期間承認されない場合の上位者へのエスカレーション
- テンプレート活用: よく使う承認パターンはテンプレート化して効率化
- 定期的な見直し: 承認フローが実態に合っているか定期的に確認・改善
承認アクションを効果的に活用することで、コンプライアンスを保ちながら、スムーズなビジネスプロセスを実現できます。 
