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Sankaのワークフローで「いつ実行するか」を決めるトリガーの種類と使い分けを理解し、目的に合った設定ができるようにします。
事前準備
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トリガーとは
トリガーは、ワークフローを開始するきっかけです。用途に合わせて、次の3種類から選びます。| 種類 | 向いていること | 例 |
|---|
| イベントトリガー | レコードの変化に反応して自動化 | 受注のステータスが確定したら在庫を引き当てる |
| 時間トリガー | 決まったタイミングで定期実行 | 毎朝9時に未対応のタスクを通知する |
| 手動トリガー | 必要なときだけ実行 | 月末だけまとめて請求書を作成する |
イベントトリガー（レコードの作成/更新がきっかけ）
できること
- 特定のオブジェクトで、レコードが作成・更新されたタイミングを起点に実行します。
- 条件（例：ステータス、日付、金額など）を組み合わせて「必要なときだけ」動かせます。
使いどころ
- 受注確定後に在庫を動かす、請求書を作る、担当者に通知するなど「処理の順番」がある業務
- 入力ミスを防ぐために、同じルールを自動で適用したいケース
設定のポイント
- トリガー種別で「イベント」を選び、対象オブジェクトを指定します。
- どの変化で動かすか（作成/更新など）を選びます。
- 不要な実行を減らすため、条件をなるべく具体的にします（例：ステータスが「確定」のときだけ）。
時間トリガー（決まった時間に実行）
できること
- 毎日/毎週/毎月など、スケジュールに合わせてワークフローを実行します。
- 定期チェックや定期処理に向いています。
使いどころ
- 締め処理、定期的な通知、期日の近いレコードの洗い出しなど
- 「変更が起きた瞬間」ではなく「一定間隔でまとめて」処理したいケース
設定のポイント
- 実行タイミング（頻度・時刻）を決めたら、ワークスペースのタイムゾーン設定も合わせて確認します。
- 対象レコードが多い場合は、条件で絞り込み（例：未処理のみ）を入れて負荷と重複を減らします。
手動トリガー（必要なときに実行）
できること
- ユーザーが実行操作をしたときだけワークフローが動きます。
- テストや一時的な処理、例外対応に向いています。
使いどころ
- 月末の一括処理、スポット対応、初回設定後の動作確認
- 「いつ実行するか」を人が判断したい業務（承認の前後など）
設定のポイント
- 誰が実行できるか（権限/運用ルール）を決めておくと、意図しない実行を防げます。
- 本番運用前に、少数のデータで結果を確認してから全体に展開します。
運用ポイント（失敗・重複を減らすコツ）
- まずは「条件を厳しめ」にして小さく始め、問題がないことを確認してから広げます。
- 二重実行が困る処理は、条件やステータス更新を使って「一度だけ動く」設計にします。
- 実行後はワークフローの履歴や対象レコードの変化を確認し、想定外の動作があれば条件を見直します。
