はじめに
この投稿は動画でもご紹介しています！併せてご覧ください。なぜExcelで賞味期限を管理するのか？
すでに多くの企業が、Excelを使用して賞味期限や在庫を管理しています。 その主な理由は、やはりExcelの普及率の高さと使いやすさにあると言えるでしょう。ほとんどのオフィスコンピューターにExcelがインストールされており（おそらくあなたの職場のコンピューターにも入っているのではないでしょうか）、多くの社員がある程度の操作に慣れているため、新しい賞味期限管理の在庫システムを導入するよりも、既存のツールを活用する方が導入障壁が低いのです。Excelのメリット
- 柔軟性：データの入力、計算、表示方法を自由にカスタマイズできます。
- 低コスト：多くの企業で既に導入されているため、追加コストがかかりません。
- 操作の親和性：多くの人が基本的な操作に慣れているため、学習コストが低くて済みます。
- 豊富な機能：関数や条件付き書式など、データ管理に便利な機能が多数あります。
- データの可視化：グラフや図表を簡単に作成でき、データを視覚的に理解しやすくなります。
Excelのデメリット
- データの一貫性：複数のファイルやバージョンが存在すると、データの一貫性を保つのが難しくなります。例えば他複数人の同僚と同じファイルで作業をすると、データが散らかり、整合性や一貫性を保てなくなります。
- クラウドの制限：最近ではウェブ版のExcelも出てクラウドでの作業も楽にはなりましたが、モバイル環境に最適なインターフェースがなかったり、同期に時間がかる場合があります。
- セキュリティリスク：ファイル共有時にデータ漏洩のリスクがあります。
- 大量データの処理：データ量が増えると処理速度が遅くなり、ファイルが重くなります。
- 自動化の限界：高度な自動化や他システムとの連携には限界があります。
エクセルでの賞味期限管理：全体の流れ
エクセルを使った賞味期限管理には、主に3つのポイントがあります。- 賞味期限の残り日数を表示する
- 賞味期限切れのものを目立たせて管理する
- ステータス管理をする
賞味期限の残り日数を計算する方法
有効日数を計算するには、以下の関数を使用します：- 詳しくは動画も合わせてご覧ください。
ステータス管理の方法
ステータス管理には、IF関数を使用します：- 詳しくは動画も合わせてご覧ください。
条件付き書式で賞味期限切れを赤字表示
賞味期限切れの商品を視覚的に把握しやすくするために、条件付き書式を使用します。- 対象範囲を選択
- 「ホーム」タブの「条件付き書式」をクリック
- 「新しいルール」を選択
- 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択
- 数式を入力：
=$D1<0 - 書式設定で赤字を選択
無料テンプレートの紹介
説明した内容を含むExcelテンプレートを用意しました。以下にダウンロードリンクを貼っていますので、ぜひご活用ください。 クリックしてダウンロード在庫データが大きくなってきたら、Sankaで管理
上記でご紹介したように、10-20件の小規模の在庫データであればエクセルで問題ないのですが、100件200件となっていくと、より正確な管理が求められます。そんな時は在庫管理ツールを検討してみましょう。 Excelでの管理には以下のような課題があります：- データ量が多くなると管理が大変
- 複数の在庫を1つの商品に紐づけるのが難しい
- 大量データの処理が遅くなる
- 複数人での同時編集が困難
- クラウドベースで複数人での同時編集が可能
- ワークフロー機能による自動化（在庫数減少時の自動発注など）
- 大量データの効率的な管理
- 1つの商品に対して複数の在庫管理が可能
- 賞味期限によるフィルタリングと一覧表示
賞味期限をもった在庫管理エクセルテンプレートのダウンロードはこちら